Paso 7. Capacitación de mentores, mentees y administradores de programa
Tengo muy claro que ésos son los tres colectivos protagonistas principales en un programa de mentoring.
Soy consciente de que este paso establece de forma crítica los resultados (ROI) que puedo esperar de mi programa. Simplificando en exceso podría definir: un proceso de mentoring es una pareja de personas -mentor y mentee- en un proceso de co-aprendizaje –gestionado por el administrador.
Ahora considero evidente que las buenas intenciones de mentores y mentees son necesarias y también insuficientes para la consecución del éxito. Por tanto resulta necesario comprobar que disponen de las capacidades, actitudes y competencias necesarias para desempeñar de forma efectiva sus roles que, además, pueden ser diferentes con cada aplicación de mentoring. Y si no las poseen pondré a su disposición un programa que les capacite en las mismas.
La capacitación del administrador incluye las funciones indicadas anteriormente más las de establecimiento de los criterios de emparejamiento mentor-mentee, animación y seguimiento del proceso, información de indicadores de éxito, medición de ROI e identificación de Mejores Prácticas.
Me da mucha confianza saber que cuento con el apoyo total de unos consultores expertos que me acompañarán en mis primeras experiencias y, de forma gradual, irán desapareciendo en la medida que vaya desarrollando mi autonomía en las diferentes fases y funciones del proceso.
Paso 8. Emparejamiento
Si bien es cierto que todos los pasos son importantes en la contribución del éxito de mi programa, algunos son críticos. Y este es uno de ellos.
Al principio creía que el único criterio de emparejamiento era que existiese un buen rapport o feeling entre mentor y mentee. Ahora he aprendido a considerar este paso en función del tipo de programa de mentoring. No es lo mismo, por ejemplo, si el programa es para desarrollar Altos Potenciales, Refuerzo o Cambio de Valores Corporativos, Sucesión de Directivos, Acogida de nuevos empleados, etc.
También que el criterio no tiene por qué ser el mismo para todos los participantes. Necesitaré tener en cuenta los estilos de aprendizaje, comunicación, liderazgo, etc. de cada uno y, además, considerar si creo conveniente emparejar con el criterio de semejanza o el opuesto. El primero favorecerá la relación entre ellos pero es menos retador. El segundo promete una relación difícil, incómoda y por tanto más retadora.
Esta decisión es crítica en el devenir del proceso de mentoring de cada individuo, es decir, en el éxito del programa.
¿Y quién decide el emparejamiento? ¿El mentee elige a su mentor? ¿Lo elige el Administrador del Programa, o sea, yo? ¿Utilizo una vía mixta entre estas dos? ¿Qué ventajas tiene cada uno de ellos? ¿Depende del tipo del programa de mentoring?
Paso 9. Despliegue del proceso de mentoring y animación
La primera sesión de mentoring que realizan un mentor y un mentee novatos es crítica.
Aunque todos los pasos anteriores hayan sido realizados con cuidado y efectividad no voy olvidar que se trata de dos novatos en ese rol y que esa sesión puede marcar, positiva o negativamente, el resto de su proceso. O sea, su éxito o fracaso.
Un mentor, generalmente, no es capaz de evaluar su primera sesión por la sencilla razón de que es la primera. No tiene una referencia para comparar. Una pregunta que frecuentemente se realiza el mentor novato es ¿estoy ayudando a mi mentee? Por eso disponer de un mentor experto que supervise su mentoring no sólo le ayudará en su efectividad sino que, además, despejará su ignorancia e incertidumbre, a veces miedos.
Así que pondré a disposición del mentor un servicio opcional de apoyo: mentoring para su mentoring. Si no me he formado yo para ello contrataré un servicio profesional externo. Como mínimo para la primera sesión y preferiblemente para las tres primeras sesiones.
También voy a considerar la conveniencia de algunas reuniones grupales de mentores, a lo largo del proceso, con el propósito de que compartan sus aprendizajes y dificultades. Una forma adicional de aprendizaje colaborativo. Y lo mismo con los mentees.
La información que puedo obtener de estas reuniones me va a resultar de extrema importancia para el diseño de las próximas ediciones.
Animaré el proceso suministrando contenidos nuevos, lecturas, videos, recordatorios y todo tipo de ayudas susceptibles de estimular a mentees y mentores en su proceso.
Paso 10. Monitorización y evaluación
Ahora me doy cuenta de que ha sido un acierto haber establecido el contrato de mentoring (escrito) en el paso anterior. Disponer de objetivos de mentoring SMART no sólo está ayudando en los niveles de motivación de mentores y mentees, al poder medir sus logros de aprendizaje, sino que además me permite monitorizar los procesos de mentoring y apoyar a los que no progresan adecuadamente. Integrar la información de los KPIs establecidos me permite, también, informar a los patrocinadores del programa y medir el R.O.I.
Paso 11. Cierre y celebración
He organizado una reunión para celebrar el final del programa y que mentores y mentees den testimonio voluntario de sus aprendizajes y logros. He presentado los resultados integrados del programa.
Ha sido un acierto porque el clima ha sido altamente motivacional, inspirador y generoso.
También lo ha sido haber invitado a algunos de los directivos de la organización, que han mostrado su sorpresa positiva. Creo que ese impacto me ayudará a conseguir más presupuesto para la próxima edición.
Y, sobre todo, haber invitado a los candidatos a mentores y mentees que ya se han presentado para la siguiente edición. A la salida muchos se me han acercado para insistir en su deseo de ser tenidos en cuenta. Algunos quieren ser mentores y mentees, simultáneamente.
Conclusión
Me acuerdo ahora de la ignorancia, incertidumbre y miedos que tenía cuando me propuse lanzar mi primer programa de mentoring. Siento una gran satisfacción por los aprendizajes que he conquistado durante todo el proceso, al igual que los mentees y mentores.
Sé que aún me encontraré con nuevos aprendizajes y también que la experiencia y seguridad que he ganado me permitirá incrementar la efectividad de la segunda edición del programa que ahora estoy diseñando.
“El mayor favor que puedes hacer a otro no es solo compartir con él tus riquezas, sino revelarle las suyas”. – Benjamín Disraeli, estadista británico
Jaime Bacás, socio de Atesora Group e International Mentoring School.
